Memorándum

Características de un memorándum

- Se redacta en tercera persona.
- Se refiere por completo al tema planteado (es específico-exacto).
- Utiliza la construcción positiva.
- no usa rodeos de palabras.
- Las oraciones son directas y claras y cortas

La estructura del documento consta de las siguientes partes:

· Nombre(s) de a quien se dirige
· Nombre(s) del remitente(s)
· Fecha
· Asunto
· Escrito redactado brevemente.
· Firma(s)

Su redacción debe ser breve, clara y precisa; aun cuando en este tipo de comunicación no se acostumbra usar la despedida, hay ocasiones en que se debe utilizar para darle un toque personal y cortés al mensaje.

Oficio

Características:

1. El papel por lo general debe ser de 21 ó 22 cm de base por 32 ó 33 de altura. Su calidad ha de ser buena, por lo cual se prefiere el de hilo, su color el blanco, quedando las de colores para copias y comunicaciones internas.
2. El color de la tinta se prefiere negra o azul negro.
3. Debajo del membrete se coloca el número de oficio.
4. Lleva impreso el sello de la dependencia que envía la comunicación.
5. El estilo de redacciones en forma sobria, clara, concisa, seria, veraz, natural y cortés.
6. Trata un solo asunto.
7. Se escribe siempre a máquina.
8. Se extiende en original y duplicado.

Estructura

1.-Lugar y fecha.- Es la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.

2.-Numeración.- En esta parte se escribe los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra OFICIO con mayúscula, seguida del número de expedición; separada por una línea oblicua, a continuación las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada par una línea oblicua y el año en curso.

3.-Destinatario. Es la parte que abarca cuatro líneas o más de acuerdo a lo requerido, aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, de la persona a quien se dirige.

4.-Asunto. Es la cuarta parte y se escribe con mayúscula la palabra: ASUNTO, seguida de dos puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del texto, que sería explicado en el cuerpo.

5.-Referencia. Es la quinta parte que se usa, sólo cuando sé necesita mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta.

6.-Cuerpo o texto. Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente.

7.-Despedida. En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas

8.-Firma y pos-firma.
Firma: Se escribe la rúbrica a mano.
Pos-firma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.

9.-Iniciales. Al igual que en el memorándum, la iniciales del remitente con letras mayúsculas y las del mecanógrafo con minúsculas.

10.-Anexo. Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.

Carta

La carta se compone de:

• Encabezado: nombre, dirección y fecha del lugar y dia al que se dirige.
• Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.
• Exposición del asunto, con los temas pertinentes.
• Despedida: escribir el nombre en la parte inferior de la carta.
• Firma clara
• Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente).
• Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta.
• Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige la carta (destinatario).
• Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.
• Texto: exposición del asunto que motiva la carta.
• Despedida: expresión de cortesía que da término a la carta.
• Antefirma: razón social o denominación de la casa.
• Firma: nombre completo del remitente y su rúbrica
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• Referencias finales: iniciales, mayúsculas y minúsculas respectivamente, de la persona que dicta y de quien tipea la carta.
• Otros datos: indicaciones de los anexos que se envían o el nombre de las personas a quienes se remite copia del documento. Estas anotaciones se hacen al calce y antes de las referencias finales.
• Oyente: Quien es el que recibe el mensaje.
• Remitente: es quien envia la carta.
  
  
  

Ejemplos de lenguaje formal

El lenguaje formal es aquel que emplea palabras y expresiones precisas y cuidadas.
Es propio de las situaciones serias o formales. Se emplea comúnmente en una exposición, una conferencia o un debate.


Ejemplos de comunicación formal:

Reuniones, juntas, entrevistas, cuyo contenido está referido a aspectos laborales. En general, ésta comunicación utiliza la escritura como medio (Comunicados, memorándum, etc. La velocidad es lenta debido a que tiene que cumplir todas las formalidades burocráticas).